Zenness — Legal

Dit privacybeleid legt uit welke persoonsgegevens wij verwerken wanneer u de applicatie Zenness gebruikt en het centrum bezoekt, waarom wij dat doen, op welke rechtsgrond, met wie wij die gegevens delen, hoelang wij ze bewaren en welke rechten u hebt. Het is opgesteld overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke is Neo Medical Systems S.A., naamloze vennootschap naar Luxemburgs recht, 2 rue Jean Engling, L-1466 Luxemburg, RCS Luxembourg B148 809, btw LU26214843. Zenness is het merk waaronder Neo Medical Systems S.A. het welzijnscentrum en de applicatie uitbaat; wanneer in dit beleid sprake is van "Zenness", "wij" of "ons", wordt Neo Medical Systems S.A. bedoeld.

Voor elke vraag over uw gegevens of om uw rechten uit te oefenen: info@neoms.com.

2. Welke gegevens wij verwerken

Wij verwerken uitsluitend de volgende categorieën van gegevens:

Identiteit en contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer (met landcode) en de taal van de applicatie. Die taal wordt ook gebruikt voor e-mails, meldingen en facturen.
Accountgegevens: uw wachtwoord, dat door de authenticatiedienst uitsluitend in gehashte vorm wordt bewaard en voor niemand leesbaar is; de status van uw account; de data van aanmaak en activering; de tijdstippen waarop u inlogt; de sessietokens op uw toestel.
Reservaties en gebruik: toestel, data, duur en status van elke sessie (gereserveerd, uitgevoerd, geannuleerd, gemist), de QR-code van de reservatie, het tijdstip van validatie en het personeelslid dat de reservatie heeft gevalideerd, en het saldo en de bewegingen van uw minuten.
Aankopen: de aangekochte formules, bedragen, betalingsstatus, merk en laatste vier cijfers van uw kaart, Stripe-identificatoren, facturen (naam, e-mailadres en, indien opgegeven, adres en btw-nummer), terugbetalingen en creditnota's.
Cadeaubonnen: naam van de afzender, naam van de begunstigde, persoonlijke boodschap en code.
Contracten en toestemmingen: de tekst van het abonnementscontract, de getypte naam, het beeld van de getekende handtekening, de datum, het IP-adres en de versie van de applicatie; de toestemmingen die bij de bestelling worden gegeven, met IP-adres, versie van de applicatie en de getoonde tekst.
Meldingen: het pushtoken van uw toestel (Firebase Cloud Messaging), het platform (iOS of Android), de taal en het tijdstip waarop het toestel laatst werd gezien; een register van de verzonden meldingen en e-mails (tijdstip, soort, afleverstatus).
Marketingvoorkeur: of u al dan niet toestemming geeft, met datum en bron. Standaard staat deze voorkeur uit.
Intern register van manuele handelingen: handelingen die het personeel manueel op uw account uitvoert (toegekende minuten, toegewezen abonnement, verontschuldigde afwezigheid, terugbetalingen), met vermelding van het betrokken personeelslid en een interne notitie.

Wij verzamelen geen geboortedatum, geslacht, foto, postadres (behalve op een factuur voor een onderneming, op uw verzoek), gezondheidsgegevens, locatie, contacten, fotobibliotheek of advertentie-identificatoren.

Wat de gezondheid betreft, bewaren wij enkel het feit dat u de verklaring op erewoord over de contra-indicaties hebt aanvaard, samen met de tekst ervan. Wij vragen en bewaren geen enkele informatie over uw gezondheidstoestand.

3. Doeleinden en rechtsgronden

Wij verwerken uw gegevens voor de volgende doeleinden, telkens op de vermelde rechtsgrond:

Uitvoering van de overeenkomst: het beheer van uw account, de reservaties, de toegangscontrole aan het onthaal, de betalingen, het beheer van uw minuten, de berichten over uw abonnement (bijvoorbeeld een mislukte betaling of een verlenging) en de klantendienst.
Wettelijke verplichting: facturatie en boekhouding, het bewijs dat het consumentenrecht vereist (onder meer de toestemmingen in verband met het herroepingsrecht) en fiscale verplichtingen.
Gerechtvaardigd belang: de beveiliging van het centrum en van de applicatie, het voorkomen van fraude en misbruik, het bewijs en de verdediging van rechtsvorderingen (contracten, toestemmingen, registers) en interne statistieken over reservaties en bezetting.
Toestemming: marketingberichten, waarvoor u zich aanmeldt via Profiel → Voorwaarden en privacy en die u op elk moment kunt intrekken; pushmeldingen, waarvoor de toestemming via uw toestel wordt gegeven.

Wij doen niet aan profilering en nemen geen geautomatiseerde beslissingen over u.

4. Wie uw gegevens kan inzien

Binnen het centrum hebben enkel gemachtigde personeelsleden toegang tot uw gegevens, volgens hun rol en uitsluitend voor zover dat voor hun taak nodig is: de scanner aan het onthaal (die bij het binnenkomen uw naam en uw reservatie toont), het beheer van reservaties, het klantenbeheer en de financiële dienst.

5. Verwerkers en ontvangers

Wij doen een beroep op de volgende dienstverleners, die op basis van een overeenkomst handelen:

Supabase Inc.: databank, authenticatie en serverfuncties, in een regio binnen de Europese Unie.
Stripe Payments Europe Ltd (Ierland): betalingen, terugbetalingen en abonnementen. Voor bepaalde verwerkingen, zoals fraudepreventie en de naleving van zijn wettelijke verplichtingen, treedt Stripe op als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke.
Apple en Google: wanneer u kiest voor Apple Pay of Google Pay, onder hun eigen voorwaarden.
Google (Firebase Cloud Messaging): aflevering van pushmeldingen.
Resend: verzending van transactionele e-mails, zoals de code om uw wachtwoord te herstellen.
Google Fonts: levering van lettertypes.
Onze boekhouder en de overheid, wanneer de wet dat vereist (onder meer fiscale autoriteiten en rechtbanken).

Uw kaartgegevens bereiken onze servers nooit: de betaling wordt door Stripe verwerkt en wij ontvangen enkel het merk en de laatste vier cijfers van uw kaart.

Wij verkopen uw gegevens niet.

6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige dienstverleners (Google, Stripe, Resend en de ondersteuning van Supabase) kunnen vanuit de Verenigde Staten toegang hebben tot gegevens. Die doorgiften zijn gedekt door het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (EU-US Data Privacy Framework) en/of door de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

7. Bewaartermijnen

Accountgegevens: zolang het account bestaat; bij verwijdering van het account zoals beschreven in punt 8.
Facturen en boekhoudkundige stukken: 10 jaar, overeenkomstig de Belgische en Luxemburgse boekhoud- en btw-wetgeving.
Ondertekende contracten en toestemmingen bij de bestelling: gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna 10 jaar (verjaringstermijn), als bewijs.
Geschiedenis van reservaties en gebruik: gedurende de klantrelatie, daarna uitsluitend in geanonimiseerde vorm voor statistische doeleinden.
Pushtoken: tot u uitlogt, tot uw account wordt verwijderd of tot het token door het toestel ongeldig wordt gemaakt.
Registers van meldingen en e-mails en technische betalingsgebeurtenissen: maximaal 3 jaar.
Registratie van de marketingtoestemming: zolang de toestemming geldt, verlengd met de periode die nodig is als bewijs.

8. Verwijdering van uw account

U kunt uw account zelf verwijderen in de applicatie via Profiel → Mijn account verwijderen, door het gevraagde bevestigingswoord in te typen. Dat is niet mogelijk zolang een abonnement actief is, wordt opgezegd of zich in een toestand van wanbetaling bevindt: het abonnement moet eerst beëindigd zijn. Personeelsaccounts kunnen niet via de applicatie worden verwijderd.

Bij de verwijdering:

wordt uw naam vervangen door een anoniem label;
worden uw e-mailadres, telefoonnummer, wachtwoord en marketingkeuze gewist;
worden het beeld van uw getekende handtekening en het IP-adres van de ondertekening van het contract gewist;
worden de namen op de cadeaubonnen gewist;
worden alle sessies op al uw toestellen afgesloten.

Wat wij moeten bewaren, op grond van een wettelijke verplichting of als bewijs:

de reeds uitgereikte facturen, met de naam, het e-mailadres en het adres zoals zij daarop vermeld staan;
de tekst van het ondertekende contract met de getypte naam;
de registraties van de toestemmingen bij de bestelling (met IP-adres en tijdstip);
de geschiedenis van reservaties en gebruik, onder een anonieme identificator die niet langer aan uw naam of contactgegevens is gekoppeld.

Stripe bewaart zijn eigen betalingsgegevens krachtens zijn eigen wettelijke verplichtingen.

9. Toestemmingen op uw toestel en lokale opslag

Meldingen: optioneel. De toestemming wordt pas gevraagd na een scherm dat uitlegt waarvoor de meldingen dienen, en u kunt ze op elk moment intrekken in de instellingen van uw toestel.
Camera: enkel gebruikt door de scanner van het personeel. Leden hebben deze toestemming niet nodig.
De applicatie vraagt geen toegang tot uw locatie, contacten of foto's.

De applicatie bewaart uw sessie en de gekozen taal op uw toestel. De openbare juridische webpagina's gebruiken geen cookies en geen analysetools. De back-office voor het personeel bewaart zijn sessie en de taal van de interface in de browser; dat is strikt noodzakelijk voor de werking ervan.

De applicatie kan lettertypes downloaden van de servers van Google Fonts, die daarbij het IP-adres van uw toestel ontvangen.

10. Geen tracking

De applicatie bevat geen analyse-, tracking- of advertentie-SDK. Wij volgen u niet over andere applicaties of websites heen, maken geen profielen op en nemen geen geautomatiseerde beslissingen.

11. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen, onder meer:

versleutelde verbindingen (TLS);
toegangscontrole per gebruiker op het niveau van de databank;
toegang voor het personeel volgens zijn rol;
wachtwoorden die uitsluitend gehasht worden bewaard;
registraties van facturen, contracten en toestemmingen die niet kunnen worden gewijzigd;
registratie van de handelingen die het personeel uitvoert.

12. Minderjarigen

De dienst is voorbehouden aan meerderjarigen (18 jaar of ouder). Wij verzamelen niet bewust gegevens van minderjarigen.

13. Uw rechten

Overeenkomstig de AVG beschikt u over de volgende rechten:

recht op inzage in uw gegevens;
recht op rectificatie;
recht op gegevenswissing;
recht op beperking van de verwerking;
recht op overdraagbaarheid van uw gegevens;
recht van bezwaar, onder meer tegen verwerkingen op grond van ons gerechtvaardigd belang;
recht om uw toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

U oefent deze rechten uit door een e-mail te sturen naar info@neoms.com. Wij antwoorden binnen een maand. Wij kunnen u vragen uw identiteit aan te tonen.

14. Klacht bij een toezichthoudende autoriteit

Indien u meent dat de verwerking van uw gegevens niet in overeenstemming is met de regelgeving, kunt u een klacht indienen bij:

de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be;
de Commission nationale pour la protection des données (CNPD), 15 Boulevard du Jazz, L-4370 Belvaux, Luxemburg;
of de toezichthoudende autoriteit van het land waar u verblijft.

15. Wijzigingen van dit beleid

Wijzigingen van dit beleid worden met vermelding van de datum gepubliceerd in de applicatie en op https://app.zenness.be/legal/privacy. Over belangrijke wijzigingen brengen wij u op de hoogte.

Laatst bijgewerkt: 6 oktober 2026

Privacybeleid