Politique de confidentialité

La présente politique vous explique quelles données à caractère personnel nous traitons lorsque vous utilisez l'application Zenness et les services du centre, pour quelles raisons, sur quelle base légale, avec qui elles sont partagées, combien de temps elles sont conservées et comment exercer vos droits. Elle est établie conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD »).

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est Neo Medical Systems S.A., société anonyme de droit luxembourgeois, 2 rue Jean Engling, L-1466 Luxembourg, inscrite au RCS Luxembourg sous le numéro B148 809 (TVA LU26214843), qui exploite le centre de bien-être et l'application sous la marque « Zenness ». Dans la présente politique, « Zenness », « nous » et « notre » désignent Neo Medical Systems S.A.

Pour toute question relative à vos données ou pour exercer vos droits : info@neoms.com.

2. Les données que nous traitons

Nous ne traitons que les données nécessaires au fonctionnement du service.

• Identité et coordonnées : nom, adresse e-mail, numéro de téléphone (avec indicatif du pays) et langue de l'application. La langue choisie est utilisée pour vos e-mails, vos notifications et vos factures.
• Compte : mot de passe (conservé sous forme hachée par le service d'authentification et jamais lisible, y compris par notre personnel), statut du compte, dates de création et d'activation, horodatage des connexions, jetons de session conservés sur votre appareil.
• Réservations et utilisation : équipement, dates, durées, statut de la séance (réservée, effectuée, annulée ou manquée), code QR, heure de validation et membre du personnel ayant validé l'accès, soldes et mouvements de minutes.
• Achats : offres achetées, montants, statut du paiement, marque de la carte et quatre derniers chiffres, identifiants Stripe, factures (nom, adresse e-mail et, si vous les communiquez, adresse et numéro de TVA), remboursements et notes de crédit.
• Cartes cadeaux : nom de l'expéditeur, nom du destinataire, message personnel et code.
• Contrats et consentements : texte du contrat d'abonnement, nom saisi, image de la signature tracée, date, adresse IP et version de l'application ; consentements recueillis lors de la commande, avec l'adresse IP, la version de l'application et le texte affiché.
• Notifications : jeton de notification de l'appareil (Firebase Cloud Messaging), plateforme (iOS ou Android), langue, date de dernière activité ; journal des notifications et e-mails envoyés (heure, type, statut de remise).
• Préférence marketing : accord ou refus, date et origine du choix. Par défaut, vous ne recevez aucune communication marketing.
• Journal interne : les actions manuelles effectuées par le personnel sur votre compte (minutes accordées, formule attribuée, absence excusée, remboursement) sont enregistrées avec l'identité du membre du personnel et une note interne.

Données que nous ne collectons pas : date de naissance, genre, photo, adresse postale (sauf sur une facture professionnelle établie à votre demande), données de santé, localisation, contacts, photothèque et identifiants publicitaires.

Absence de données de santé. Avant tout achat, vous déclarez sur l'honneur avoir lu les contre-indications et n'en présenter aucune. Nous enregistrons uniquement le fait que cette déclaration a été acceptée, avec le texte affiché. Nous ne vous demandons aucune information sur votre état de santé.

3. Finalités et bases légales

Exécution du contrat (article 6, 1, b) du RGPD) :

• création et gestion de votre compte ;
• réservations, contrôle d'accès au centre et décompte des minutes ;
• paiements et gestion des abonnements ;
• notifications de service (rappels de séance, échec de paiement, reconduction de l'abonnement) ;
• service à la clientèle.

Obligation légale (article 6, 1, c) du RGPD) :

• facturation et comptabilité ;
• obligations fiscales ;
• preuve exigée par le droit de la consommation, notamment des consentements relatifs au droit de rétractation.

Intérêt légitime (article 6, 1, f) du RGPD) :

• sécurité du centre et de l'application ;
• prévention de la fraude et des abus ;
• preuve, constatation, exercice et défense de droits en justice (contrats, consentements, journaux) ;
• statistiques internes relatives aux réservations et à l'occupation du centre.

Consentement (article 6, 1, a) du RGPD) :

• communications marketing, que vous pouvez activer ou désactiver à tout moment dans Profil → Conditions et confidentialité ;
• notifications push, soumises à l'autorisation de votre appareil.

Nous ne procédons à aucun profilage ni à aucune prise de décision automatisée produisant des effets juridiques à votre égard.

4. Qui a accès à vos données

Au sein de Zenness, seuls les membres du personnel autorisés ont accès à vos données, en fonction de leur rôle et dans la stricte mesure nécessaire à leurs tâches : accueil (lors du scan à l'entrée, le nom et la réservation s'affichent), gestion des réservations, gestion des clients et finances.

Nous faisons appel aux prestataires suivants, liés par contrat :

• Supabase Inc. : base de données, authentification et fonctions serveur (région de l'Union européenne) ;
• Stripe Payments Europe Ltd (Irlande) : paiements, remboursements et abonnements. Pour certains traitements (prévention de la fraude, obligations légales), Stripe agit en qualité de responsable du traitement distinct ;
• Apple et Google : lorsque vous choisissez Apple Pay ou Google Pay, conformément à leurs propres conditions ;
• Google (Firebase Cloud Messaging) : acheminement des notifications push ;
• Resend : envoi des e-mails transactionnels (par exemple le code de réinitialisation du mot de passe) ;
• Google Fonts : fourniture des polices de caractères.

Vos données peuvent en outre être communiquées à notre comptable ainsi qu'aux autorités, lorsque la loi l'impose (administration fiscale, juridictions).

Nous ne vendons pas vos données.

5. Transferts hors de l'Espace économique européen

Certains prestataires (Google, Stripe, Resend et le support de Supabase) peuvent accéder à des données depuis les États-Unis. Ces transferts sont encadrés par le cadre de protection des données UE–États-Unis (EU-US Data Privacy Framework) et/ou par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne.

6. Durées de conservation

• Données du compte : pendant toute la durée d'existence du compte ; en cas de suppression, selon les modalités décrites au point 7.
• Factures et documents comptables : 10 ans, conformément au droit comptable et à la législation TVA belges et luxembourgeois.
• Contrats signés et consentements recueillis lors de la commande : pendant la durée du contrat, puis 10 ans (délai de prescription), à titre de preuve.
• Historique des réservations et de l'utilisation : pendant la relation contractuelle, puis uniquement sous forme anonymisée, à des fins statistiques.
• Jeton de notification : jusqu'à la déconnexion, la suppression du compte ou son invalidation par l'appareil.
• Journaux des notifications et e-mails, événements techniques de paiement : 3 ans au maximum.
• Preuve du consentement marketing : aussi longtemps que le consentement est maintenu, puis pendant le délai nécessaire à la preuve.

7. Suppression du compte

Vous pouvez supprimer votre compte dans l'application, via Profil → Supprimer mon compte, en saisissant un mot de confirmation. La suppression n'est pas possible tant qu'un abonnement est actif, en cours de résiliation ou en défaut de paiement : l'abonnement doit d'abord avoir pris fin.

Sont supprimés :

• votre nom, remplacé par une mention anonyme ;
• votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone et votre mot de passe ;
• votre choix en matière de communications marketing ;
• l'image de votre signature tracée et l'adresse IP de la signature du contrat ;
• les noms figurant sur les cartes cadeaux.

Toutes vos sessions sont en outre fermées sur l'ensemble de vos appareils.

Sont conservés, en raison d'une obligation légale ou à titre de preuve :

• les factures émises (nom, adresse e-mail et adresse tels qu'ils y figurent) ;
• le texte du contrat signé, avec le nom saisi ;
• les enregistrements des consentements recueillis lors de la commande (avec adresse IP et horodatage) ;
• l'historique des réservations et de l'utilisation, conservé sous un identifiant anonyme qui n'est plus lié à votre nom ni à vos coordonnées.

Stripe conserve ses propres enregistrements de paiement en vertu de ses propres obligations légales.

8. Autorisations et stockage sur votre appareil

• Notifications : facultatives. L'autorisation ne vous est demandée qu'après un écran d'explication et peut être retirée à tout moment dans les réglages de votre appareil.
• Caméra : utilisée uniquement par le scanner du personnel. Les membres n'en ont pas besoin.
• L'application ne demande aucun accès à votre localisation, à vos contacts ou à vos photos.

L'application conserve sur votre appareil votre session et la langue choisie. Elle peut télécharger des polices de caractères depuis les serveurs de Google Fonts, qui reçoivent alors l'adresse IP de votre appareil.

Les pages publiques des documents juridiques n'utilisent ni cookies ni outils d'analyse. L'interface de gestion réservée au personnel conserve dans le navigateur la session et la langue de l'interface, ce qui est strictement nécessaire à son fonctionnement.

9. Aucun traçage

L'application n'intègre aucun outil d'analyse d'audience, de traçage ou de publicité. Elle ne vous suit pas dans d'autres applications ou sites et ne procède à aucun profilage.

10. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, notamment :

• le chiffrement des connexions (TLS) ;
• un contrôle d'accès par utilisateur au niveau de la base de données ;
• un accès du personnel limité selon son rôle ;
• le hachage des mots de passe ;
• des enregistrements non modifiables pour les factures, les contrats et les consentements ;
• la journalisation des actions du personnel.

11. Mineurs

Le service est réservé aux personnes majeures (18 ans ou plus). Nous ne collectons pas sciemment de données concernant des mineurs.

12. Vos droits

Vous disposez des droits suivants :

• droit d'accès à vos données ;
• droit de rectification ;
• droit à l'effacement ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit à la portabilité ;
• droit d'opposition, notamment aux traitements fondés sur notre intérêt légitime ;
• droit de retirer votre consentement à tout moment, sans que cela n'affecte la licéité des traitements effectués auparavant.

Pour exercer ces droits, écrivez-nous à info@neoms.com. Nous vous répondrons dans un délai d'un mois. Nous pouvons vous demander de justifier de votre identité.

13. Réclamation auprès d'une autorité de contrôle

Vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de :

• l'Autorité de protection des données (APD), Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, contact@apd-gba.be ;
• la Commission nationale pour la protection des données (CNPD), 15 Boulevard du Jazz, L-4370 Belvaux, Luxembourg ;
• ou l'autorité de contrôle de votre pays de résidence.

14. Modifications de la présente politique

La présente politique peut être modifiée. La version en vigueur, avec sa date, est publiée dans l'application et à l'adresse app.zenness.be/legal/privacy. Toute modification importante vous sera notifiée.

Dernière mise à jour : 6 octobre 2026